Cómo abrir un negocio de organización de eventos en USA

Si eres un apasionado de la creatividad y planificación, entonces abrir un negocio de organización de eventos en USA puede ser una alternativa acertada. Este tipo de empresas se involucran con muchas fechas importantes, desde eventos corporativos, hasta bodas y fiestas de cumpleaños con muchas temáticas. 

En este artículo, te explicaremos todo lo que debes tomar en cuenta al momento de pensar en un negocio de eventos. Desde las características generales del servicio en Estados Unidos, hasta la planificación general y los aspectos legales o administrativos. Sigue leyendo y analiza cada detalle.

De qué tratan los negocios de organización de eventos: Conoce sus características destacadas 

Antes de iniciar con cualquier consejo para abrir un negocio de organización de eventos en USA; te queremos dejar claro de qué tratan y qué aspectos debes tomar en cuenta al pensar en el emprendimiento. Estos negocios se centran en planificar y coordinar todos los aspectos relacionados con eventos, tanto grandes como pequeños.

La mayoría se enfocan en reuniones corporativas, bodas, fiestas de cumpleaños, festivales y lanzamientos de productos. La esencia de este mercado radica en la capacidad de convertir visiones creativas en experiencias de calidad. Por ejemplo, te contratan y te dan una idea general del evento, pero tú deberás desarrollar dicha idea.

Por otro lado, los organizadores de eventos trabajan en colaboración con sus clientes para entender sus objetivos y deseos, y luego diseñan y ejecutan eventos que reflejen esos aspectos. Esto implica la selección de ubicaciones adecuadas, la gestión de presupuestos, la coordinación de proveedores (como catering, decoración, entretenimiento, entre otros.), la logística y más. 

Pasos para abrir un negocio de organización de eventos en USA 

Abrir un negocio de organización de eventos en USA puede ser incluso una de las mejores formas de mejorar tu situación económica en el país. Sin embargo, requiere más que un simple deseo de emprender, debes planificar cada detalle y por ello te presentaremos los pasos esenciales.

Asimismo, los puntos que verás a continuación, tienen un orden especial, pero algunos podrás cambiarlo a medida que vayas adaptando tu propia planificación. Tomamos en cuenta los aspectos más fundamentales de un negocio exitoso en Estados Unidos. ¡Comencemos! 

Paso 1: Investigación y planificación inicial

Antes de sumergirte por completo en la creación de tu negocio de organización de eventos, es relevante llevar a cabo una investigación detallada. Comprende el mercado en el que deseas ingresar, identificando oportunidades y desafíos. Analiza la demanda en tu área geográfica y nicho específico, como bodas, eventos corporativos, ferias comerciales, entre otros. 

Por otro lado, evalúa a tu competencia y busca identificar cómo puedes diferenciarte y ofrecer un valor único a tus clientes. Recuerda que otros estarán ofreciendo el mismo servicio, pero tendrán fallas o propuestas que no satisfacen a todos los públicos objetivos. A partir de allí debes comenzar a expandir tu idea.

De igual modo, crear un plan de negocios real y firme es necesario. Este plan debe abordar aspectos como tus objetivos empresariales a corto y largo plazo, estrategias de marketing para llegar a tu audiencia objetivo, estructura de precios competitivos y proyecciones financieras realistas. Incluso debes pensar en el número de personal fijo que necesitarías según el tamaño de tus servicios.

Paso 2: Establecer la estructura legal y empresarial

No existe manera de abrir un negocio de organización de eventos en USA si no estableces una estructura legal y empresarial. Aquí es donde debes optar por una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una corporación. Pero cada estructura tiene ventajas y desventajas fiscales y legales. Debes consultar con un profesional en el área, la que más te convenga.

Asimismo, el proceso de registro de tu negocio pueden variar según el estado. Debes registrarlo a nivel estatal y local, también obtener los permisos y licencias requeridos para operar legalmente en tu área. Te tocará solicitar un número de identificación fiscal (EIN) del IRS. Esto es obligatorio para la presentación de impuestos y contrataciones. 

Lo ideal es que te puedas poner en contacto con un asesor, plantear tu tipo de proyecto, el alcance que tendrá y recibir toda la información posible. Juntos van a analizar los aspectos legales más relevantes, además de los que mencionamos. Esto hará que no tengas problemas ni bloqueos en tus operaciones por parte del gobierno.

Paso 3: Planificación financiera 

Ahora vamos a otro aspecto clave al momento de pensar en tu negocio. Este paso puede cambiar de orden según lo que vayas planificando, pero es vital para sentar las bases. Una planificación financiera sólida es lo que hará que tengas éxito a largo plazo. La inversión inicial y todos los aspectos relacionados, determinarán cómo vas a operar.

Esto implica estimar y calcular cuidadosamente todos los costos relacionados con tu negocio. Considera gastos como la adquisición de equipo y suministros, marketing y publicidad, alquiler de espacio (si es necesario), y cualquier otro gasto que tengas que acarrear para funcionar correctamente. 

Por otro lado, el financiamiento es algo que puedes considerar, sobre todo si no cuentas con el capital inicial necesario. Explora diferentes opciones de financiamiento, como préstamos comerciales de bancos, cooperativas de crédito o instituciones financieras en línea. En Estados Unidos existen muchas oportunidades de este tipo. 

Paso 4: Construir relaciones con proveedores y colaboradores

La capacidad de un organizador de eventos para ofrecer experiencias de calidad y perfectamente coordinadas, depende en gran medida de la colaboración con su red de proveedores y equipos de confianza. Debes establecer buenas relaciones con estos socios para garantizar que cada detalle sea de primer nivel.

Para empezar, identifica los tipos de servicios que necesitarás para tus eventos. Estos pueden incluir: floristas creativos que den vida a la estética, proveedores de catering, fotógrafos y videógrafos capaces de capturar momentos emocionantes. En algunos casos también te encargarás de los músicos, iluminación y demás detalles.

Una vez identificados los proveedores y colaboradores clave, el siguiente paso es establecer relaciones. Comienza por investigar y seleccionar a los profesionales que tengan un historial de trabajo de calidad y que compartan tu visión de ofrecer un buen servicio a los diferentes clientes. Ambos podrán ir trabajando de la mano y recomendándose mutuamente.

Paso 5: Gestión operativa y logística

Otro aspecto clave al momento de abrir un negocio de organización de eventos en USA, o cualquier otro país, es la gestión operativa y logística. Después de haber puesto en marcha la estructura legal y financiera, llega la fase es donde tus planes y estrategias se convierten en acciones tangibles y efectivas. Aquí, cada detalle cuenta, así que presta atención.

Debes asegurarte de tener un espacio de trabajo adecuado. Dependiendo del tamaño y la naturaleza de tus operaciones, esto podría ser una oficina, un estudio o incluso una combinación de espacios temporales y virtuales. Organiza tu espacio para que sea funcional y eficiente, debes contar con los equipos y herramientas esenciales para la planificación y coordinación de cada evento.

Asimismo, debes coordinar la adquisición de equipos y suministros específicos para la planificación y ejecución de cada proyecto. Desde sistemas de sonido y proyección, hasta mobiliario y decoración. Todo será clave par dar vida a cada evento, allí es donde irán actuando los proveedores confiables y tu personal fijo. 

Paso 6: Crear una identidad de marca y presencia en Línea

Para cerrar, tenemos un paso que puedes ir proyectando desde que entras en los aspectos legales y ya tengas un nombre. Una buena identidad de marca es vital para destacar en un mercado tan competitivo como los eventos en Estados Unidos. Crea un nombre comercial que sea llamativo, pero fácil de recordar, entender y encontrar en las diferentes plataformas.

Puedes pensar en hacer un sitio web atractivo y funcional que muestre tus servicios, tu cartera de eventos pasados y testimonios de clientes satisfechos. Utiliza estrategias de marketing en redes sociales como Instagram o Facebook para aumentar tu visibilidad y llegar a tu audiencia objetivo. Aquí es esencial contratar a un Community Manager que interactúe. 

Recuerda que, desde la investigación y planificación, hasta la creación de una identidad de marca, te proporcionará una base fuerte para lanzar y hacer crecer con éxito tu negocio. Asesórate con un especialista en marketing digital, háblale de tus objetivos y lo que quieres transmitir con tu proyecto. 

Otras recomendaciones para destacar en el mundo de los eventos en USA 

Para cerrar, te dejamos algunas recomendaciones que puedes tomar en cuenta. Estas no tienen un orden, deben estar implementadas a lo largo de tus operaciones como organizador de eventos en Estados Unidos.

• Trabaja con creatividad e innovación: En este mercado, la creatividad es tu arma secreta. Mantente al tanto de las últimas tendencias en diseño, tecnología y entretenimiento.

• Desarrolla habilidades de negociación: Estas te permitirán obtener los mejores precios y acuerdos con proveedores y colaboradores. 

• Cuida las relaciones con los clientes: Mantén una comunicación continua, supera sus expectativas y demuestra tu compromiso con su satisfacción.

• Ofrece servicios personalizados: Adaptar tus servicios a las necesidades específicas de cada cliente muestra tu atención al detalle.

• Crea alianzas estratégicas: Colabora con otros profesionales del sector, como empresas de catering, floristas y fotógrafos. 

• Usa la tecnología: Utiliza herramientas tecnológicas como aplicaciones de gestión de eventos, software de diseño y plataformas de colaboración para optimizar tus operaciones.

• Participa en eventos de la industria: Asistir a ferias comerciales, conferencias y eventos de la industria te permite establecer conexiones, aprender de otros profesionales en el negocio.

Ahora sabes cómo abrir un negocio de organización de eventos en USA. Un proceso que puede tomar un tiempo porque requiera mucho orden, pero que te llevará al éxito si tienes una buena visión.